مدير عام الإدارة العامة للشئون الإدارية
الاسم: عادل رشاد احمد ناصف
تاريخ الميلاد :10/5/1966
المؤهل وتاريخه: دبلوم صنايع 1989
المؤهل الأعلى: 1- بكالوريوس في المعاملات المالية –نظام التعليم المفتوح عام 2005 جامعة القاهرة.
2- دبلوم الدراسات العليا سنتين (إدارة الاعمال) عام 2008 جامعة طنطا
التعيين الفعلي :9/4/1990
تاريخ استلام العمل:14/4/1990
العمل القائم به: قائم بتسيير اعمال الإدارة العامة للشئون الإدارية .
المستوي الوظيفي: الاولي أ
الدرجة النوعية: التخصصية للتنمية الإدارية
الدورات التدريبية: برنامج بناء وإدارة فريق العمل – استراتيجيات الإدارة –دورة اعداد التقارير المالية والإدارية- دورة تطوير الأداء المؤسسي –برنامج الكوارث والأزمات- تطوير الفكر الإداري-فن التعامل.
-----------------------------------------------------------------------------------
* إنجازات الإدارة خلال الفترة من 30/6/2023 حتى 1/5/2024
تتلخص أهم إنجازات إدارة السكرتارية والمحفوظات بالإدارة العامة للشئون الإدارية فى الآتى:
1- قسم الملفات:
o إدخال بيانات أعضاء هيئة التدريس بالجامعة حيث تم مراجعة وتعديل البيانات العلمية والإدارية والمالية التى تخص العضو إعتباراً من تاريخ ميلاده حتى آخر درجة حصل عليها مع تسجيل الرقم الكودى والرقم القومى والرقم التأمينى وذلك من واقع ملف الخدمة الأصلى.
o إنشاء ملفات لأعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم الذين تم تعيينهم حديثاً سواء عن طريق الإعلان أو بالتكليف أو النقل وتسجيلهم بالبرنامج الخاص بأعضاء هيئة التدريس أول بأول.
o حفظ بطاقات الأجور المتغيرة بملفات السادة العاملين بالجامعة (كادر خاص) فى آخر كل عام مع تسجيل آخر مرتب بإستمارة 134 ع.ح أول بأول .
o إستخراج ومراجعة (12250) بيان حالة وشهادة خبرة وإفادة للسادة أعضاء هيئة التدريس ومعانيهم بكامل كليات الجامعة.
o إستخراج ومراجعة أكثر من (6100) بيان حالة وشهادة خبرة وإفادة للسادة العاملين بإدارة الجامعة وكلياتها والوحدات التابعة لها والأطباء المقيمين والعاملين بالمستشفي الجامعي.
o استخراج عدد (1820) بيان حاله للساده العاملين المرقين الي درجات ومستويات أعلي .
o حفظ العلاوات الدورية بملفات السادة العاملين بالجامعة (كادر خاص - كادر عام) فى شهر يوليو من كل عام لجميع السادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين.
o حفظ المكاتبات الواردة من كليات الجامعة والإدارات العامة داخل ملفات السادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالجامعة كل فيما يخصه شاملة الإجازات الخاصة وقرارات النقل من وإلى الجامعة والترقيات والتسويات وخلافه.
o حفظ تقارير كفاية الأداء بملفات السادة العاملين بالجامعة.
o حساب رصيد أجازات السادة أعضاء هيئة التدريس والسادة العاملين ومراجعته وتسليمه للجنة فض المنازعات بالجامعة .
o تقوم اللجنة المشكلة بفتح ملفات جديدة وفحص وتصنيف وترتيب ملفات السادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم المنقولين من والي كليات ووحدات الجامعة وذلك في الفترة من 30/6/2023 حتى 1/5/2024 حيث تم تقسيم ملف كل عضو من السادة أعضاء هيئة التدريس إلى خمسة أجزاء بيانها كالتالى:
* الجزء الأول: الملف العلمى ويشمل: الأوراق الخاصة بالتعيين لأول مرة- الشهادات العلمية- قرارات التعيين مرتبة تاريخياً.
* الجزء الثانى: ملف المعاشات ويشمل: شهادة الميلاد- أول قرار تعيين- أول قرار إستلام عمل- إستمارة 134 ع.ح- إستمارة 105 ع.ح- إستمارة التغطية التأمينية- إستمارة 6 تأمين ومعاشات- الإجازات الخاصة بدون مرتب وإيصالات السداد والقرار الخاص بكل إجازة- الأجور المتغيرة إعتباراً من تاريخ التعيين وحتى الآن.
* الجزء الثالث: الملف الإدارى ويشمل الإجازات الإعتيادية- المهمات العلمية- المؤتمرات- الخطابات الإدارية العادية.
* الجزء الرابع: الملف المالى ويشمل العلاوات بجميع أنواعها.
* الجزء الخامس: ملف إقرارات الذمة ويشمل إقرارات الذمة المالية إعتباراً من تاريخ التعيين مرتبة كل 6 سنوات.
وجارى إستكمال الأوراق الناقصة فى ملفات السادة أعضاء هيئة التدريس بكليات الجامعة.
o تجهيز ملفات الساده أعضاء هيئة التدريس والعاملين للذين تم نقلهم من الجامعة الي جهات خارجية أو جامعات أخري وارساله الي جهات عملهم الجديدة .
o المطالبة بملفات السادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين المنقولين من جامعات أخري الي جامعة كفر الشيخ لاستكمال ملفاتهم .
o تقوم اللجنة بفتح ملفات جديده وفحص وتصنيف ما تحتويه من مستندات للسادة العاملين (كادر عام) الذى تم تثبيتهم أو نقلهم والأطباء المقيمين بمستشفى جامعة كفر الشيخ وبالإدارة العامة للجامعة ووحداتها وكلياتها وذلك أولاً بأول حيث قامت اللجنة بتقسيم ملف كل عضو من السادة العاملين إلى أربعة أجزاء وبيانها كالتالى:
* الجزء الأول: ملف المعاشات ويشمل: شهادة الميلاد- أول قرار تعيين- أول قرار إستلام عمل- إستمارة 134 ع.ح- إستمارة 105 ع.ح- إستمارة التغطية التأمينية- إستمارة 6 تأمين ومعاشات- إقرار منحة الثلاث شهور-الإجازات الخاصة بدون مرتب وإيصالات السداد والقرار الخاص بكل إجازة- الأجور المتغيرة إعتباراً من تاريخ التعيين وحتى الآن.
* الجزء الثانى: الملف الإدارى ويشمل: الصور الشخصية- مسوغات التعيين- المؤهلات الدراسية الحاصل عليها- الإنتدابات- الإجازات الإعتيادية- الدورات التدريبية- الخطابات الإدارية العادية- التقارير السرية السنوية.
* الجزء الثالث: الملف المالى ويشمل: العلاوات بجميع أنواعها (ترقية- تشجيعية- تسوية- دورية).
* الجزء الرابع: ملف إقرارات الذمة ويشمل إقرارات الذمة المالية إعتباراً من تاريخ التعيين مرتبة كل 6 سنوات.
وجارى فحص وترتيب باقى الملفات وكذا إستكمال الأوراق الناقصة فى ملفات السادة العاملين بإدارة الجامعة ووحداتها وكلياتها.
2- قسم المحفوظات (الأضابير):
o صدر قرار السيد الأستاذ الدكتور/ رئيس الجامعة رقم 1624 بتاريخ 5/3/2009 بشأن تشكيل لجنة دائمة للمحفوظات بالجامعة وتقوم اللجنة بالمهام والمسئوليات التالية:
* الإشراف على قطاع المحفوظات بالجامعة وتنظيمه ومناقشة الموضوعات المتعلقة به والعمل على الإرتقاء بمستوى الأداء.
* ضم الوثائق ذات القيمة التاريخية إلى دار الوثائق القومية بالقاهرة.
* الإستغناء عن المحفوظات التى تستوفى مدة حفظها القانونية طبقاً للوائح المنظمة لذلك.
o العمل بلائحة المحفوظات بالجامعة إعتباراً من موافقة السيد الأستاذ الدكتور/ رئيس الجامعة بالقرار رقم 1721 بتاريخ 9/5/2009م.
o تم ترتيب الأضابير بقسم الأضابير بالإدارة (حسابات عامة – حسابات خاصة) كل شهر على حدة وكل سنة على حدة حتى تاريخه بعد التخلص من الأضابير المالية والمستندات وورق الدشت حتى عام 2006م بناء على موافقة اللجنة الدائمة للمحفوظات بجلساتها المتعددة وموافقة دار الوثائق القومية بالقاهرة على التخلص من هذه المستندات.
o متابعة غرف الحفظ بالكليات وكتابة تقارير فنية عنها وتلبية احتياجات بعض غرف الحفظ وتقديم المشورة الفنية لها.
o تم تجهيز مكان للجهات الرقابية وامدادهم بأي مستندات يحتاجونها لتسهيل أعمالهم.
3- قسم الأرشيف. (اعمال قسم الارشيف )
o تم تطوير العمل بقسم الأرشيف وذلك من خلال إتباع الخطوات التالية:
* فتح سجل 3 عهدة مخازن خاص بتسجيل الطوابع الحكومية.
* فتح 3 سجل10ث خاص بتسجيل الخطابات الواردة من مكتب البريد وتسليمها.
* فتح اكلاسيرات للحفظ وعددهم (18+ 5) لحفظ المكاتبات الصادرة للكليات الصادر الخارجي.
* فتح عدد 25 سجل خاص بتسجيل الخطابات الواردة للقسم لتصديرها الي الكليات والمستشفى .
* تم فتح عدد2 سجل لتسجيل الخطابات الصادرة للهيئات والوزارات والبنوك.
* تم فتح عدد 3 سجل 6 مراسلات لتسجيل الخطابات الصادرة من الادارة الي مكتب البريد .
* يبلغ حجم التعامل بالأرشيف:
- الصـــــــــادر الخارجـــــــــي عدد 2900
- الوارد من مكـــــــــتب البريد عدد 2100
- صــــــــــــــــادر الكليـــــات عدد 4980
- المســـــــلّم الى الايـــــرادات عدد 112
4: قسم الاتصال العسكري
ومهامه كالتالي:
· عمل تأجيل للطلاب التي بلغت سن التأجيل حتي انتهاء دراستهم أو بلوغ سن الثامنة والعشرين .
· الموافقة علي اصدار تصاريح السفر بالتعاون مع منطقة تجنيد المنصوره .
· اتخاذ اجراءات إعفاء الطلاب زوي الاحتياجات الخاصة من خلال لجنة مشكلة ـ لهذا الغرض من منطقة تجنيد المنصوره .
دورة العمل بالادارة :
دورة يومية :
· تنهي الادارة أعمالها يوم بيوم وفي حالة ورود طلبات موقعة من السلطة المختصة بطلب بيانات حاله وظيفية أو شهادات خبره أو إفادات أو صور طبق الاصل من واقع الملف.
· تسجيل القرارات الصادرة من السلطة المختصة السادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين ووضعها في ملفات سيادتهم .
دورة اسبوعية :
ـ الرد علي السفارات والهيئات الدبلوماسية بصحة شهادات وشهادات الخبرة والافادات لأعضاء هيئة التدريس والعاملين من أبناء الجامعة .
ـ تجهيز وارسال ملفات السادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين اللذين تم نقلهم الي جهات أخري وكذلك طلب استقدام ملفات من تم نقلهم من جهات أخري الي جامعة كفر الشيخ .
ـ فتح ملفات للمعيدين والعِاملين الجدد المعينين بالجامعة .
ـ انجاز الشهادات المرسلة الي لجنة فض المنازعات برصيد الاجازات الواجب صرفه للسادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين المحالين للمعاش.
ألية الشكوى :
الشكوى للسلطة المختصة:
1ـ أ.د/ رئيس الجامعة 2ـ السيد أمين عام الجامعة