إدارة مكتب أمين عام الجامعة

مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة

السيدة/ رنده محمد رفعت ابوعامر 

سيـــرة ذاتيـــة 

CURRICULUM VITAE

رنده محمد رفعت أبوعامر 

RANDAH MOHAMED REFAAT ABO AMER   

المشاكل والصعوبات التي واجهتني خلال مساري الوظيفي:

ü     مشاكل تتعلق بعدم وجود المعلومات والبيانات الخاصة بقرارات السيد الأستاذ/أمين

       عام الجامعة.

ü     مشاكل تتعلق بأسس العمل في الإدارة.

ü    مشاكل تتعلق بتفعيل آداء هذه الإدارة.

ü    مشاكل تتعلق بتدريب العاملين الجدد الذي تم الإستعانة بهم للعمل بإدارة مكتب السيد الأستاذ/ أمين عام الجامعة ورفع مستوى أدائهم لإنجاز الأعمال المطلوبة.

ü   العجز في وجود العاملين المتخصصين المدربين (نقص الكوادر الفنية المدربة).

ü   العجز في وجود العاملين الذين يستطيعون العمل تحت ضغط ولفترات طويلة.

ومن أهم إنجازات الإدارة:- 

تطوير لوائح ونظم العمل

داخل إدارة مكتب أمين عام الجامعة

§   في البداية لم يكن هناك تنظيم لطريقة العمل داخل الإدارة وقد تم إنشاء هذه الإدارة حديثاً وتنظيم عملها وذلك من خلال:

ü وضع أسس للعمل في هذه الإدارة.

ü وضع نظام لتفعيل آداء هذه الإدارة.

ü تنظيم المعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة.

ü وضع ضوابط وطرق لإنجاز الأعمال.

ü  تدريب العاملين بالإدارة على نظام معين داخل الإدارة ورفع مستوى آدائهم لإنجاز الأعمال المطلوبة.

ü العمل على تنمية مهارات العاملين ليستطيع أن يُنجز كل منهم عمل الآخر أثناء غيابه أو عدم وجوده.

ü تدريب العاملين بحيث يستطيعون العمل تحت ضغط ولفترات طويلة.

ü العمل على تنمية مهارات العاملين للعمل بروح الفريق داخل الإدارة.

ü تم إنشاء نظام للتعامل في إدارة المتابعة لمتابعة أداء الإدارات داخل الجامعة وداخل الكليات.

ü عدم إخفاء الأعمال الخاصة بالإدارة على العاملين بها.

ü قيام العاملين بالأعمال الخاصة بالإدارة على أكمل وجه عند غياب مدير الإدارة لأي ظرف طارئ.

ü إنشاء ملف لعرض المكاتبات الواردة على السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.

ü إنشاء ملف إستلام العرض لوضع المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة استعداداً لتسجيلها في الدفاتر.

ü إنشاء ملف للبوستة الشخصية لحفظ المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة لتسليمها باليد إلى السادة الأمناء المساعدون والسادة مديرو العموم ومدراء الإدارات ولجميع الكليات.

ü إستكمال الأدوات الخاصة بالمكتب من ( كمبيوتر  ـ طابعة ألوان ـ إسكنر ـ ماكينة تكعيب حلزوني ـ مقص ـ ساعة حائط ـ تكييف ) لكي يكون هناك سهولة وسرعة فى أداء العمل .

(جهاز كمبيوتر+ طابعة ألوان قديمة)

 

(جهاز ماسح ضوئي- اسكنر)

 

(جهاز فاكس ) 

 

(ماكينة تكعيب حلزوني )

 

(طابعة ألوان حديثة )

 

(مقص للورق )

§ تم تزويد المكتب بطابعة ألوان حديثة بدلاً من الطابعة الألوان القديمة التي لا تعمل.

§ ترتيب المكتب الخاص بالإدارة وعمل ملفات لكل الإدارات بالجامعة والإدارات

   والمصالح الحكومية الخارجية.

     (طريقة الحفظ القديمة في الشانون )   

 (الادارة قبل استكمال مكتبات الحفظ )

قبل (ترابيزة الاجتماعات) 

بعد (ترابيزة الاجتماعات) 

§   تم توصيل تليفونات ربط بجوار ترابيزة الإجتماعات الخاصة بالسيد أ/ أمين عام

   الجامعة وذلك لتوفير الوقت والجهد.

§ تم عمل تخزين لأرقام التليفونات التى يتم التعامل معها باستمرار بحيث يتم طلب الرقم بضغطة واحدة فقط وذلك لسرعة العمل وإنجازه.

 §استكمال الأدوات الخاصة بالمكتب وذلك بإضافة عدد (2) مكتبة بالإدارة لحفظ

  المكاتبات في ملفات وترتيبها في المكتبة والحصول على المكاتبات المطلوبة في أقل وقت ممكن وأصبح بالإدارة عدد (3) مكتبات .

(مكتبة رقم 2 )

 

(مكتبة رقم 3 )

ü  استكمال الأدوات الخاصة بالبوفيه من ( سرفيس كامل ـ  خلاط ـ غلاية ـ عصارة)

    حتى تكون الضيافة على المستوى اللائق .

ü عمل أرشيف الكتروني لحفظ الملفات الموجودة بالمكتبة وذلك بسحبها على الاسكنر  وتخزينها على (جهاز الكمبيوتر-الفلاشة-الاسطوانات).

v  تم سحب الملفات الآتية على الاسكنر:-

- إدارة وسائل النقل.          - ارض الجامعة 126 فدان.

- وارد خارجي.               - إنشاء الجامعة قرارات تعيين النواب+كلية العلوم.

-  بنك الاستثمار.              - قرارات أمين عام الجامعة.

- كليةالهندسة.                  - لجنة تامين المنشآت الجامعية.                          

- هيكل الجامعة.

v من خلال الأرشيف تتم مراجعة الملفات وترقيمها وحذف الخطابات المكررة بها.

إنجازاتي بإدارة مكتب أمين عام الجامعة أثناء عملي كمدير إدارة لمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة كان أمر حتمي أن يتم إنشاء سجلات لكل من:

- مكاتبات الواردة والصادرة من وإلى إدارة مكتب أمين عام الجامعة.

- المكاتبات الواردة للسيدة/مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.

- المكاتبات الصادرة من السيدة/مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.

قاعدة البيانات التي تم استحداثها:-

- أثناء عملي كمدير لمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة أصبح أمر حتمي أن يتم

  التعامل مع البيانات والمعلومات على أقصى درجة من السرعة، وأصبح من الضروري

  أن يتم إدخال جميع البيانات على الحاسب الآلي وإنشاء نظام للحصول عليها فور طلبها.

- وقد تم إنشاء واستحداث قواعد للبيانات خاصة بمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة

   لتساعد في إنجاز الأعمال بأسرع وقت ممكن وذلك كما يلي:

-  إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.

-  إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ الدكتور/رئيس الجامعة.

-  إنشاء قاعدة للبيانات بشأن الخطابات الواردة من جميع الشركات.

القيام بأعمال (أمانة لجنة الإدارة) وتم إنجاز الآتي منها:-

1- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (5) بتاريخ 2/5/2009.

2- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (6) بتاريخ 6/6/2009.

3- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (7) بتاريخ 18/7/2009.

4-  إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (8) بتاريخ 14/8/2010.

5-  إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (9) بتاريخ 4/9/2010.

6-  إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (10) بتاريخ 2/10/2010.

7-  إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (11) بتاريخ 6/11/2010.

8-  إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (12) بتاريخ 4/12/2010.

9-  إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (13) بتاريخ 1/1/2010.

   10-   إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (14) بتاريخ 5/2/2010.

   11-   إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (15) بتاريخ 6/3/2010.

   12-   إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (16) بتاريخ 5/6/2011.

   13-   إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (17) بتاريخ 3/7/2011.

   14-   إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (18) بتاريخ 19/10/2011.

   15- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (19) بتاريخ 6/12/2011م.

   16- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (20) بتاريخ 12/9/2012م.

   17- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (21) بتاريخ 28/8/2013م.

   18- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (22) بتايخ 11/5/2014م.

   19- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (23) بتاريخ 29/4/2015م.

    20- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (24) بتاريخ 15/9/2015م.

    21- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (25) بتاريخ 26/9/2018م.

    22- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (26) بتاريخ 11/9/2019م.

(جدول أعمال لجنة الإدارة)

(محضر إجتماع لجنة الإدارة)

• - ترتيب المكتب الخاص بالسيد الأستاذ/أمين عام الجامعة بعمل ملفات لكل
•   المستندات الموجودة بالمكتب .
• - تم إنشاء ملف لكلية التمريض.
• - تم إنشاء ملف لكلية العلاج الطبيعي.
• - تم إنشاء ملف لكلية الطب البشري .
• - تم إنشاء ملف لكلية طب الفم والأسنان.
• - تم إنشاء ملف لكلية علوم الثروة السمكية والمصايد.
• - تم إنشاء ملف لكلية الحاسبات والمعلومات.
• - تم إنشاء ملف لكلية الصيدلة.
• - تم إنشاء ملف لمستشفي الجامعة .
• - تم إنشاء ملف رعاية الطلاب الوافدين .
• - تم إنشاء ملف بدل الجامعة .
• - تم إنشاء ملف خاص بحافز الجهود الغير عادية (الـ 200جنية) والحد الأدنى .
• - تم إنشاء ملف نسبة (الـ 20% الخصم من الصناديق الخاصة .
• - تم إنشاء ملف كاميرات الجامعة .
• - تم إنشاء ملف الدفع الالكتروني ( ماكينة الصراف الآلي) .
• - تم إنشاء ملف لوائح مركز الخدمة العامة لجميع كليات الجامعة ووحداتها.
• - تم إنشاء ملف قوانين ولوائح .
• - تم إنشاء ملف لائحة مركز الخدمة العامة.
• - تم إنشاء ملف لكلية السياحة والفنادق .  
• v  عمل ملف خاص بكل من:-

§   دعوات اللجان المختلفة .

§   المعايدة والتهنئة والرد عليها .

§   مركز خدمات الحكومة الإلكترونية.

§   سجل متابعة الموضوعات الصادرة من مكتب أمين عام الجامعة للإدارات بالجامعة.

§   شركة الغاز.

§   مقر الجامعة بالقاهرة.

§   نظام زيادة الدخل مقابل جودة الأداء.

§   القرارات التنفيذية لأمين عام الجامعة.

§   الخطة التدريبية بالجامعة.

§   استكمال مشروع كلية الطب البيطري.

§   مشروع التطوير المستمر والتأهيل للاعتماد.

§   متابعة مديري العموم وأمناء الكليات ومديري الإدارات.

§   الجزاءات.

§   المنشآت الرياضية.

§   صندوق تحسين الميزة التأمينية.

§   ملف حفظ لتقارير البصمة للحضور والإنصراف.

§   الطلبات الخاصة بإدارة المكتب.

§   إلـ 20 الأوائل من خريجي كليات الجامعة من عام 2003 حتى عام 2014م.

 (مكتبة حفظ)

(أمناء الجامعة)

(مكتبه رقم 1)