إدارة مكتب أمين عام الجامعة
مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة
السيدة/ رنده محمد رفعت ابوعامر
سيـــرة ذاتيـــة
CURRICULUM VITAE
رنده محمد رفعت أبوعامر
RANDAH MOHAMED REFAAT ABO AMER
الأسم
|
رنده محمد رفعت
أبو عامر
|
كود رقم
|
1994081501
|
تليفـــون المكتـب
|
3109588 047
فاكس
0473109589
|
التليفون المحمول
|
01004523773
|
تاريخ الميلاد
|
07/05/1970
|
محل الميلاد
|
شبين الكوم-المنوفية
|
الديانة
|
مسلمة
|
الجنسية
|
مصرية
|
عنوان العمل
|
جمهورية مصر العربية، محافظة كفرالشيخ ، جامعة كفرالشيخ.
|
عنوان المنزل
|
كفرالشيخ – الأوقاف 47-27 ش تقسيم النيابة الإدارية أول بجوار عماد الدين الجديد أمام صيدلية شمس.
|
|
تاريخ التعيين لأول مرة
|
19/04/1994
|
الوظيفة الحالية
|
مدير إدارة مكتب أمين عام جامعة كفرالشيخ
|
المجموعة الوظيفية
|
الإشرافية
|
حصولي علي الدرجة الأولي
|
الدرجة الأولي
|
تاريخ الدرجة
|
1/7/2008م
|
الدرجة الحالية
|
كبير
( بدرجة مدير عام)
|
تاريخ الدرجة
|
1/10/2014م
|
المجموعة النوعية
|
خدمات اجتماعية
|
جهة العمل
|
جامعة كفرالشيخ
|
المشاكل والصعوبات التي واجهتني خلال مساري الوظيفي:
ü مشاكل تتعلق بعدم وجود المعلومات والبيانات الخاصة بقرارات السيد الأستاذ/أمين
عام الجامعة.
ü مشاكل تتعلق بأسس العمل في الإدارة.
ü مشاكل تتعلق بتفعيل آداء هذه الإدارة.
ü مشاكل تتعلق بتدريب العاملين الجدد الذي تم الإستعانة بهم للعمل بإدارة مكتب السيد الأستاذ/ أمين عام الجامعة ورفع مستوى أدائهم لإنجاز الأعمال المطلوبة.
ü العجز في وجود العاملين المتخصصين المدربين (نقص الكوادر الفنية المدربة).
ü العجز في وجود العاملين الذين يستطيعون العمل تحت ضغط ولفترات طويلة.
ومن أهم إنجازات الإدارة:-
تطوير لوائح ونظم العمل
داخل إدارة مكتب أمين عام الجامعة
§ في البداية لم يكن هناك تنظيم لطريقة العمل داخل الإدارة وقد تم إنشاء هذه الإدارة حديثاً وتنظيم عملها وذلك من خلال:
ü وضع أسس للعمل في هذه الإدارة.
ü وضع نظام لتفعيل آداء هذه الإدارة.
ü تنظيم المعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة.
ü وضع ضوابط وطرق لإنجاز الأعمال.
ü تدريب العاملين بالإدارة على نظام معين داخل الإدارة ورفع مستوى آدائهم لإنجاز الأعمال المطلوبة.
ü العمل على تنمية مهارات العاملين ليستطيع أن يُنجز كل منهم عمل الآخر أثناء غيابه أو عدم وجوده.
ü تدريب العاملين بحيث يستطيعون العمل تحت ضغط ولفترات طويلة.
ü العمل على تنمية مهارات العاملين للعمل بروح الفريق داخل الإدارة.
ü تم إنشاء نظام للتعامل في إدارة المتابعة لمتابعة أداء الإدارات داخل الجامعة وداخل الكليات.
ü عدم إخفاء الأعمال الخاصة بالإدارة على العاملين بها.
ü قيام العاملين بالأعمال الخاصة بالإدارة على أكمل وجه عند غياب مدير الإدارة لأي ظرف طارئ.
ü إنشاء ملف لعرض المكاتبات الواردة على السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.
ü إنشاء ملف إستلام العرض لوضع المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة استعداداً لتسجيلها في الدفاتر.
ü إنشاء ملف للبوستة الشخصية لحفظ المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة لتسليمها باليد إلى السادة الأمناء المساعدون والسادة مديرو العموم ومدراء الإدارات ولجميع الكليات.
ü إستكمال الأدوات الخاصة بالمكتب من ( كمبيوتر ـ طابعة ألوان ـ إسكنر ـ ماكينة تكعيب حلزوني ـ مقص ـ ساعة حائط ـ تكييف ) لكي يكون هناك سهولة وسرعة فى أداء العمل .
(جهاز كمبيوتر+ طابعة ألوان قديمة)
(جهاز ماسح ضوئي- اسكنر)
(جهاز فاكس )
(ماكينة تكعيب حلزوني )
(طابعة ألوان حديثة )
(مقص للورق )
§ تم تزويد المكتب بطابعة ألوان حديثة بدلاً من الطابعة الألوان القديمة التي لا تعمل.
§ ترتيب المكتب الخاص بالإدارة وعمل ملفات لكل الإدارات بالجامعة والإدارات
والمصالح الحكومية الخارجية.
(طريقة الحفظ القديمة في الشانون )
(الادارة قبل استكمال مكتبات الحفظ )
قبل (ترابيزة الاجتماعات)
بعد (ترابيزة الاجتماعات)
§ تم توصيل تليفونات ربط بجوار ترابيزة الإجتماعات الخاصة بالسيد أ/ أمين عام
الجامعة وذلك لتوفير الوقت والجهد.
§ تم عمل تخزين لأرقام التليفونات التى يتم التعامل معها باستمرار بحيث يتم طلب الرقم بضغطة واحدة فقط وذلك لسرعة العمل وإنجازه.
§استكمال الأدوات الخاصة بالمكتب وذلك بإضافة عدد (2) مكتبة بالإدارة لحفظ
المكاتبات في ملفات وترتيبها في المكتبة والحصول على المكاتبات المطلوبة في أقل وقت ممكن وأصبح بالإدارة عدد (3) مكتبات .
(مكتبة رقم 2 )
(مكتبة رقم 3 )
ü استكمال الأدوات الخاصة بالبوفيه من ( سرفيس كامل ـ خلاط ـ غلاية ـ عصارة)
حتى تكون الضيافة على المستوى اللائق .
ü عمل أرشيف الكتروني لحفظ الملفات الموجودة بالمكتبة وذلك بسحبها على الاسكنر وتخزينها على (جهاز الكمبيوتر-الفلاشة-الاسطوانات).
v تم سحب الملفات الآتية على الاسكنر:-
- إدارة وسائل النقل. - ارض الجامعة 126 فدان.
- وارد خارجي. - إنشاء الجامعة قرارات تعيين النواب+كلية العلوم.
- بنك الاستثمار. - قرارات أمين عام الجامعة.
- كليةالهندسة. - لجنة تامين المنشآت الجامعية.
- هيكل الجامعة.
v من خلال الأرشيف تتم مراجعة الملفات وترقيمها وحذف الخطابات المكررة بها.
إنجازاتي بإدارة مكتب أمين عام الجامعة أثناء عملي كمدير إدارة لمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة كان أمر حتمي أن يتم إنشاء سجلات لكل من:
- مكاتبات الواردة والصادرة من وإلى إدارة مكتب أمين عام الجامعة.
- المكاتبات الواردة للسيدة/مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.
- المكاتبات الصادرة من السيدة/مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.
قاعدة البيانات التي تم استحداثها:-
- أثناء عملي كمدير لمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة أصبح أمر حتمي أن يتم
التعامل مع البيانات والمعلومات على أقصى درجة من السرعة، وأصبح من الضروري
أن يتم إدخال جميع البيانات على الحاسب الآلي وإنشاء نظام للحصول عليها فور طلبها.
- وقد تم إنشاء واستحداث قواعد للبيانات خاصة بمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة
لتساعد في إنجاز الأعمال بأسرع وقت ممكن وذلك كما يلي:
- إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.
- إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ الدكتور/رئيس الجامعة.
- إنشاء قاعدة للبيانات بشأن الخطابات الواردة من جميع الشركات.
القيام بأعمال (أمانة لجنة الإدارة) وتم إنجاز الآتي منها:-
1- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (5) بتاريخ 2/5/2009.
2- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (6) بتاريخ 6/6/2009.
3- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (7) بتاريخ 18/7/2009.
4- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (8) بتاريخ 14/8/2010.
5- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (9) بتاريخ 4/9/2010.
6- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (10) بتاريخ 2/10/2010.
7- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (11) بتاريخ 6/11/2010.
8- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (12) بتاريخ 4/12/2010.
9- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (13) بتاريخ 1/1/2010.
10- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (14) بتاريخ 5/2/2010.
11- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (15) بتاريخ 6/3/2010.
12- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (16) بتاريخ 5/6/2011.
13- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (17) بتاريخ 3/7/2011.
14- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (18) بتاريخ 19/10/2011.
15- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (19) بتاريخ 6/12/2011م.
16- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (20) بتاريخ 12/9/2012م.
17- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (21) بتاريخ 28/8/2013م.
18- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (22) بتايخ 11/5/2014م.
19- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (23) بتاريخ 29/4/2015م.
20- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (24) بتاريخ 15/9/2015م.
21- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (25) بتاريخ 26/9/2018م.
22- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (26) بتاريخ 11/9/2019م.
(جدول أعمال لجنة الإدارة)
(محضر إجتماع لجنة الإدارة)
- - ترتيب المكتب الخاص بالسيد الأستاذ/أمين عام الجامعة بعمل ملفات لكل
- المستندات الموجودة بالمكتب .
- - تم إنشاء ملف لكلية التمريض.
- - تم إنشاء ملف لكلية العلاج الطبيعي.
- - تم إنشاء ملف لكلية الطب البشري .
- - تم إنشاء ملف لكلية طب الفم والأسنان.
- - تم إنشاء ملف لكلية علوم الثروة السمكية والمصايد.
- - تم إنشاء ملف لكلية الحاسبات والمعلومات.
- - تم إنشاء ملف لكلية الصيدلة.
- - تم إنشاء ملف لمستشفي الجامعة .
- - تم إنشاء ملف رعاية الطلاب الوافدين .
- - تم إنشاء ملف بدل الجامعة .
- - تم إنشاء ملف خاص بحافز الجهود الغير عادية (الـ 200جنية) والحد الأدنى .
- - تم إنشاء ملف نسبة (الـ 20% الخصم من الصناديق الخاصة .
- - تم إنشاء ملف كاميرات الجامعة .
- - تم إنشاء ملف الدفع الالكتروني ( ماكينة الصراف الآلي) .
- - تم إنشاء ملف لوائح مركز الخدمة العامة لجميع كليات الجامعة ووحداتها.
- - تم إنشاء ملف قوانين ولوائح .
- - تم إنشاء ملف لائحة مركز الخدمة العامة.
- - تم إنشاء ملف لكلية السياحة والفنادق .
- v عمل ملف خاص بكل من:-
§ دعوات اللجان المختلفة .
§ المعايدة والتهنئة والرد عليها .
§ مركز خدمات الحكومة الإلكترونية.
§ سجل متابعة الموضوعات الصادرة من مكتب أمين عام الجامعة للإدارات بالجامعة.
§ شركة الغاز.
§ مقر الجامعة بالقاهرة.
§ نظام زيادة الدخل مقابل جودة الأداء.
§ القرارات التنفيذية لأمين عام الجامعة.
§ الخطة التدريبية بالجامعة.
§ استكمال مشروع كلية الطب البيطري.
§ مشروع التطوير المستمر والتأهيل للاعتماد.
§ متابعة مديري العموم وأمناء الكليات ومديري الإدارات.
§ الجزاءات.
§ المنشآت الرياضية.
§ صندوق تحسين الميزة التأمينية.
§ ملف حفظ لتقارير البصمة للحضور والإنصراف.
§ الطلبات الخاصة بإدارة المكتب.
§ إلـ 20 الأوائل من خريجي كليات الجامعة من عام 2003 حتى عام 2014م.
(مكتبة حفظ)
(أمناء الجامعة)
(مكتبه رقم 1)
الإنجازات والأعمال التي قمت بها أثناء عملي مع السيد أ/ مصطفى السيد رزق
القائم بعمل أمين عام الجامعة في الفترة من 11/6/ 2019م وحتى تكليف سيادته
بمهام وأعباء أمين عام الجامعة بالإضافة الى عملة في الفترة من 9/12/2019م إلى 27/7/2020م
- القيام بأعمال (أمانة لجنة الإدارة) وتم إنجاز الآتي منها:-
1-عداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (26) بتاريخ 11/9/2019م .
2- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (27) بتاريخ 6/1/2020م .
3-إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (28) بتاريخ 1/6/2020م .
- متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من لجنة الادارة
- القيام بأعمال السكرتارية والمتابعة وتم إنجاز الآتي منها:-
- تم تجميع بيانات للسادة العاملين بجميع كليات الجامعة وجميع الإدارات العامة وذلك للاستعانة بها في إعادة هيكلة الجهاز الإداري للجامعة لمنع التكدس في كليات أو إدارات بعينها وذلك لسد العجز بها في الكليات أو الإدارات التي تحتاج كوادر من العاملين لإنجاز الأعمال المطلوبة.
- تم انجاز الأعمال الخاصة بالمكاتبات الواردة والتأشير عليها من السيد أ/ أمين عام الجامعة .
- تنفيذ التأشيرات وتوجيه المكاتبات والموضوعات للإدارات المختصة.
- الإشراف على الشئون الخاصة بتدوين مواعيد الزيارات والمقابلات واللجان وفقاً للتوجيهات.
- عرض المكاتبات والدعوات الخاصة وتلقي التعليمات والتأشيرات بشأنها .
- عرض دعوات اللجان المختلفة .
- سجل متابعة الموضوعات الصادرة من مكتب أمين عام الجامعة للإدارات بالجامعة.
- متابعة التأشيرات الخاصة بالسيد أ/ أمين عام الجامعة .
- المشاركة في إعداد قرار تشكيل المجالس واللجان للعام الجامعي 2019/2020م وعرض علي السيد الأمين
لمراجعته وإعتمادة من السلطة المختصة.
- بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة عدد الخطابات الواردة من داخل الجامعة وخارجها حوالي(1438) خطاب وارد لإدارة مكتب أمين عام الجامعة خلال الفترة من 11/6/2019م حتى 24/1/2020م.
تم عمل عدد (3) جداول أعمال ومحاضر وهم كاللآتي:
- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (26) بتاريخ 11/9/2019م.
- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (27) بتاريخ 6/1/2020م.
- إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (28) بتاريخ 1/6/2020م.
الإنجازات والأعمال التي قمت بها أثناء عملي مع السيد الدكتور/ علي صبري عبدالله سليمان أمين عام الجامعة في الفترة من 1/2/ 2021م وحتى 28/2/2022م .
إنجازات قسم السكرتارية بإدارة مكتب أمين عام الجامعة
- القيام بأعمال السكرتارية وتم إنجاز الآتي منها:-
ü تم عمل برنامج الأرشيف الإلكتروني وإدخال جميع المكاتبات الواردة والصادرة من الجهات الخارجية والداخلية .
ü تم تجميع بيانات للسادة العاملين بجميع كليات الجامعة وجميع الإدارات العامة وذلك للاستعانة بها في إعادة هيكلة الجهاز الإداري للجامعة لمنع التكدس في كليات أو إدارات بعينها وذلك لسد العجز بها في الكليات أوالإدارات التي تحتاج كوادر من العاملين لإنجاز الأعمال المطلوبة .
ü تم انجاز الأعمال الخاصة بالمكاتبات الواردة والتأشير عليها من السيد أ/ أمين عام الجامعة .
ü تنفيذ التأشيرات وتوجيه المكاتبات والموضوعات للإدارات المختصة .
ü الإشراف على الشئون الخاصة بتدوين مواعيد الزيارات والمقابلات واللجان وفقاً للتوجيهات .
ü عرض المكاتبات والدعوات الخاصة وتلقي التعليمات والتأشيرات بشأنها .
ü عرض دعوات اللجان المختلفة .
أهم إنجازات الإدارة في الفترة من 2/1/ 2021حتى 28/2/2022
تم تنظيم العمل داخل الإدارة وذلك من خلال:-
- وضع أسس للعمل في هذه الإدارة.
- وضع نظام لتفعيل أداء هذه الإدارة.
- تنظيم المعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة.
- وضع ضوابط وطرق لإنجاز الأعمال.
- تدريب العاملين بالإدارة على نظام معين داخل الإدارة ورفع مستوى أدائهم لإنجاز الأعمال المطلوبة.
- العمل على تنمية مهارات العاملين ليستطيع أن يُنجز كل منهم عمل الآخر أثناء غيابه أو عدم
وجوده.
- تدريب العاملين بحيث يستطيعون العمل تحت ضغط ولفترات طويلة.
- العمل على تنمية مهارات العاملين للعمل بروح الفريق داخل الإدارة.
- تم إنشاء نظام للتعامل في إدارة المتابعة لمتابعة أداء الإدارات داخل الجامعة وداخل الكليات.
- عدم إخفاء الأعمال الخاصة بالإدارة على العاملين بها.
- قيام العاملين بالأعمال الخاصة بالإدارة على أكمل وجه عند غياب مدير الإدارة لأي ظرف طارئ.
- إنشاء ملف لعرض المكاتبات الواردة على السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.
- إنشاء ملف إستلام العرض لوضع المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة
استعداداً لتسجيلها في الدفاتر.
- إنشاء ملف للبوستة الشخصية لحفظ المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام
الجامعة لتسليمها باليد إلى السادة الأمناء المساعدون والسادة مديرو العموم ومدراء الإدارات ولجميع
الكليات.
- استكمال الأدوات الخاصة بالمكتب من (كمبيوتر- طابعة ألوان- إسكنر- ماكينة تكعيب حلزوني-
مقص- ساعة حائط- تكييف) لكي يكون هناك سهولة وسرعة في أداء العمل.
- تم تزويد المكتب بطابعة ألوان حديثة بدلاً من الطابعة الألوان القديمة التي لا تعمل.
- ترتيب المكتب الخاص بالإدارة وعمل ملفات لكل الإدارات بالجامعة والإدارات والمصالح الحكومية
الخارجية.
- تم توصيل تليفونات ربط بجوار ترابيزة الاجتماعات الخاصة بالسيد أ / أمين عام الجامعة وذلك لتوفير
الوقت والجهد .
- تم عمل تخزين لأرقام التليفونات التى يتم التعامل معها باستمرار بحيث يتم طلب الرقم بضغطة واحدة
فقط وذلك لسرعة العمل وإنجازه.
- تم استكمال الأدوات الخاصة بالمكتب وذلك بإضافة عدد (2) مكتبة بالإدارة لحفظ المكاتبات في
ملفات وترتيبها في المكتبة لسهولة الحصول علي المكاتبات المطلوبة في أقل وقت ممكن وأصبح
بالإدارة عدد (3) مكتبات .
- استكمال الأدوات الخاصة بالبوفيه من ( سرفيس كامل ـ خلاط ـ غلاية ـ عصارة ) حتى تكون
الضيافة على المستوى اللائق .
- عمل أرشيف الكتروني لحفظ الملفات الموجودة بالمكتبة وذلك بسحبها على الاسكنر وتخزينها على
(جهاز الكمبيوتر-الفلاشة- الاسطوانات).
- تنفيذ مواعيد المقابلات واجتماع اللجان.
- تنفيذ التأشيرات وتوجيه المكاتبات والموضوعات للإدارات المختصة.
- الإشراف على الشئون الخاصة بتدوين مواعيد الزيارات والمقابلات واللجان وفقاً للتوجيهات.
- عرض المكاتبات والدعوات الخاصة وتلقي التعليمات والتأشيرات بشأنها .
- بحث الموضوعات التي تتضمنها المكاتبات الواردة واستيفائها وعرضها.
- استلام المكاتبات السرية ومتابعة تنفيذها وأعمال النسخ والحفظ.
- الإشراف على الأعمال المختلفة بالمكتب ومتابعة انجازها.
- متابعة تطبيق القوانين واللوائح والتعليمات التي تحكم العمل.
- الإشراف على العاملين بالمكتب وتوجيههم وحثهم على العمل.
تم إنشاء سجلات لكل من:
- المكاتبات الواردة والصادرة من وإلى إدارة مكتب أمين عام الجامعة.
- المكاتبات الواردة للسيدة/ مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.
- المكاتبات الصادرة من السيدة/ مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.
تم إنشاء ملفات لكل المستندات الموجودة بالإدارة كالتالي:
- تم إنشاء ملف لكلية التمريض.
- تم إنشاء ملف لكلية العلاج الطبيعي.
- تم إنشاء ملف لكلية الثروة السمكية والمصايد.
- تم إنشاء ملف لكلية الطب البشري .
- تم إنشاء ملف لكلية الألسن.
- تم إنشاء ملف لكلية طب الفم والأسنان .
- تم إنشاء ملف لكلية الحاسبات والمعلومات .
- تم إنشاء ملف لكلية الصيدلة .
- تم إنشاء ملف لكلية الحقوق.
- تم إنشاء ملف لمعهد النانو تكنولوجي.
- تم إنشاء ملف للمعهد الفنى للتمريض بالجامعة.
- تم إنشاء ملف لمستشفي الجامعة .
- تم إنشاء ملف رعاية الطلاب الوافدين .
- تم إنشاء ملف بدل الجامعة .
- تم إنشاء ملف خاص بحافز الجهود الغير عادية (الـ 200جنية) .
- تم إنشاء ملف نسبة (الـ 20% الخصم من الصناديق الخاصة) .
- تم إنشاء ملف كاميرات الجامعة .
- تم إنشاء ملف الدفع الالكتروني ( ماكينة الصراف الآلي) .
- تم إنشاء ملف لوائح مركز الخدمة العامة لجميع كليات الجامعة ووحداتها.
- تم إنشاء ملف قوانين ولوائح .
- تم إنشاء ملف لائحة مركز الخدمة العامة .
- عمل ملف دعوات اللجان المختلفة.
- المعايدة والتهنئة والرد عليها.
- مركز خدمات الحكومة الإلكترونية.
- سجل متابعة الموضوعات الصادرة من مكتب أمين عام الجامعة للإدارات بالجامعة.
- شركة الغاز.
- مقر الجامعة بالقاهرة.
- نظام زيادة الدخل مقابل جودة الأداء.
- القرارات التنفيذية لأمين عام الجامعة.
- الخطة التدريبية بالجامعة.
- استكمال مشروع كلية الطب البيطري.
- مشروع التطوير المستمر والتأهيل للاعتماد.
- متابعة مديري العموم وأمناء الكليات ومديري الإدارات.
- الجزاءات.
- المنشآت الرياضية.
- صندوق تحسين الميزة التأمينية.
- ملف حفظ لتقارير البصمة للحضور والانصراف.
- الطلبات الخاصة بإدارة المكتب.
- تم تجميع بيانات للسادة العاملين بجميع كليات الجامعة وجميع الإدارات العامة وذلك للاستعانة بها
في إعادة هيكلة الجهاز الإداري للجامعة لمنع التكدس في كليات أو إدارات بعينها وذلك لسد العجز
بها في الكليات أو الإدارات التي تحتاج كوادر من العاملين لانجاز الأعمال المطلوبة.
قاعدة البيانات التي تم استحداثها:
- إدخال جميع البيانات على الحاسب الآلي وإنشاء نظام للحصول عليها فور طلبها.
- إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.
- إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ الدكتور/رئيس الجامعة.
- إنشاء قاعدة للبيانات بشأن الخطابات الواردة من جميع الشركات.
القيام بأعمال (أمانة لجنة الإدارة) وتم إنجاز الآتي منها:
إنجازات الأقسام الداخلية بالإدارة
(أولاً) قسم السكرتارية:-
- بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة عدد الخطابات الواردة من داخل الجامعة حوالي
(6450) خطاب وارد لإدارة مكتب أمين عام الجامعة خلال الفترة من 1/2/2021 حتى
28/2/2022 .
- بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة للخطابات الواردة من خارج الجامعة من بعض
الجهات والوزارات المختلفة حوالي (3125) خطاب وارد خلال الفترة من 1/2/2021 حتى
28/2/2022.
- بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة للخطابات الصادرة إلى بعض الجهات والوزارات
الخارجية المختلفة حوالي (420) خطاب خلال الفترة من 1/2/2021 حتى 28/22022م.
(ثانياً) قسم المتابعة:-
- بيان عددي مجمع بالمكاتبات الواردة والصادرة من وإلي السيدة/ مدير مكتب أمين عام الجامعة من
بعض الإدارات المختلفة بالجامعة.
عدد المكاتبات الواردة إلى مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة 440
عدد المكاتبات الصادرة من مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة 570
- بيان عددي بالمكاتبات الواردة والصادرة من وإلى السيد أ/أمين عام الجامعة من السيد أ/أمين
الجامعة المساعد للشئون الإدارية.
- عدد المكاتبات الصادرة من السيدأ/أمين عام الجامعة إلى السيد أ/أمين الجامعة المساعد للشئون
الإدارية 560
- عدد المكاتبات الواردة إلى السيد أ/أمين عام الجامعة من السيد أ/أمين الجامعة المساعد للشئون
الإدارية 530
- بيان عددي بالمكاتبات الواردة والصادرة من وإلى السيد أ/أمين عام الجامعة من السيد أ/أمين
الجامعة المساعد للشئون المالية.
بيان
عددي بموضوعات متابعة الإدارات من 1/2/2021 حتى 28/2/2022
|
م
|
الإدارة
|
عــدد
موضوعات المتابعة
|
|
1
|
الأمين المساعد للشئون الإدارية
|
2950
|
|
2
|
الأمين المساعد للشئون المالية
|
2700
|
|
3
|
الإدارة العامة للمشتريات والمخازن
|
2640
|
|
4
|
الإدارة العامة للشئون الهندسية
|
3020
|
|
5
|
الإدارة العامة للتخطيط
|
1900
|
|
6
|
الإدارة العامة للتنظيم والإدارة
|
1200
|
|
7
|
الإدارة العامة لمكتب رئيس الجامعة
|
1100
|
|
8
|
الإدارة العامة لمركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار
|
460
|
|
9
|
الإدارة العامة لشئون التعليم والطلاب
|
800
|
|
10
|
إدارة العلاقات العامة
|
400
|
|
11
|
إدارة التوجيه المالي والإداري
|
1100
|
|
|
الإجمـــــــــالي
|
18270
|
بيان
عددي بموضوعات متابعة الكليات من 1/2/2021 حتى 28/2/2022
|
م
|
الكلية
|
عــدد
موضوعات المتابعة
|
|
1
|
الزراعة
|
1446
|
|
2
|
التربية
|
1500
|
|
3
|
الطب البيطري
|
700
|
|
4
|
العلوم
|
990
|
|
5
|
الهندسة
|
720
|
|
6
|
التجارة
|
740
|
|
7
|
الآداب
|
500
|
|
8
|
النوعية
|
600
|
|
9
|
التربية الرياضية
|
702
|
|
10
|
التمريض
|
410
|
|
11
|
العلاج الطبيعي
|
591
|
|
12
|
الطب البشري
|
700
|
|
13
|
طب الأسنان
|
620
|
|
14
|
الصيدلة
|
292
|
|
15
|
علوم الثروة السمكية والمصايد
|
350
|
|
16
|
الحاسبات والمعلومات
|
300
|
|
17
|
الألسن
|
340
|
|
14
|
الإجمـــــــــالي
|
11501
|