بعد إعتماد تشكيل مجلس الإدارة والمجلس التنفيدي من السيد الاستاذ الدكتور عميد الكلية وتوزيع الطلاب على المرشدين من أعضاء هيئة التدريس يتم ما يلي:

1. اختيار طالب من كل مجموعة مع المرشد الأكاديمي ليكون حلقة الوصل Leader

2. يشنئ الطالب Leader مجموعة للتواصل بين المرشد وباقي المجموعة ويضاف رئيس كنترول كل فرقة لكل مجموعة

3. يرسل المرشد نموذج الحالة الأكاديمية في صورة form يملئها كل طالب

4. يتم إستخراج الطلاب المتعثرين (أقل من66%) والمتفوقين (أكثر من 96%)

5. تحديد لقاء مكتبي مع المتعثرين والمتفوقين وملئ نموذج دعم أكاديمي للطالب

6. يرسل المرشد التقرير لمدير وحدة الارشاد لتفعيل الاجراءات التصحيحية

7. يتابع المرشد الطلاب في نهاية كل module