2.       يتم ذلك من خلال خطاب موجه للوزارة من السادة نواب رؤساء الجامعات للدراسات العليا والبحوث

3.       أن يكون هذا الخطاب وطلب السفر بتاريخ سابق للسفر بفترة كافية لحضور المؤتمر وليس بعد السفر.

4.       أن يتم موافاة الوزارة بالمستندات الخاصة بالسفر لصرف قيمة الدعم فور عودة طالب السفر من المؤتمر بحد أقصى شهرين من تاريخ العودة.

5.       يصرف الدعم بعد العودة من المؤتمر وتقديم صورة من جواز السفر موضحا به تاريخ السفر والعودة لمصر وكذا تقرير موجز عن المشاركة فى المؤتمر.

6.    يمنح الدعم مرة واحدة فى العام المالي ولعضو واحد فقط من الهيئة المعاونة لكل جامعة لحضور نفس المؤتمر ويعتد بأسبقية تقديم طالب الدعم وفى حال التساوي يتم الأخذ بأقدمية التعيين.

7.    يجوز تسديد قيمة تذكرة الطيران للعضو طالما كان السفر على خطوط مصر للطيران أو الحجز مباشرة عن طريق الإدارة المركزية للبعثات ويسدد باقى المبلغ المقرر للعضو بعد العودة شرط تسديد الفواتير.

8.       فئات الدعم هى :

a.       14000 جنية للدول البعيدة ( الشرق الأقصى   اليابان – كوريا – الصين ....) والأمريكتين وجنوب افريقيا.

b.       10000 جنية للدول العربية.