الأوراق المطلوبة لحضور المؤتمرات والندوات الخارجية :-

1.        طلب العضو لحضور النشاط.

2.        خطاب الكلية موضحا به موافقة مجلس القسم والكلية على السفر.

3.        صورة من ملخص البحث.

4.        ما يفيد قبول البحث من الجهة المنظمة.

5.        توضيح إذا ما كان البحث فردى أو مشترك مع عضو أخر وأسماء المشاركين في البحث أن وجد.

6.        إقرار بما يفيد عدم ارتباط عضو هيئة التدريس بأي أعمال تدريسية أو امتحانات.

7.        النشرة الخاصة بالمؤتمر موضحا بها رسم الاشتراك.

    شروط تنظيمية:-

ü      لا يجوز سفر أكثر من عضو من المشتركين في البحث المقبول وتكون الأولوية للأعلى درجة فالأقدم في الدرجة وفى ذات التخصص الدقيق.

ü      لا يجوز الاشتراك في المؤتمر الخارجي الواحد لأكثر من عضوين على مستوى الجامعة أو الكلية الواحدة وفى حالة المفاضلة تكون الأولوية لأعلى درجة فالأقدم.

ü      اية مسميات أخرى مثل (ندوات علمية ، حلقات دراسية ، سيمنار ، أسبوع علم...الخ) ويكون المطلوب فيها إلقاء أبحاث وتقبل هذه الأبحاث تعامل معاملة المؤتمرات الخارجية.

ü      لا يجوز لعضو هيئة التدريس المطالبة بنفقات مالية نتيجة عن حضور أي نشاط ما لم يحصل على موافقة مسبقة من قبل الجامعة .

ü      لا تسرى الشروط التنظيمية الموضحة بعالية في حالة تحمل الجهة الداعية للنفقات .

ü      بعد العودة يقدم عضو هيئة التدريس تقرير عن المؤتمر واهم الموضوعات والتوصيات التي طرحت للعرض على مجلس الدراسات العليا والبحوث .

ü      لا تساهم الجامعة بأية نفقات لأعضاء هيئة التدريس المشاركين في المؤتمرات الخارجية أو أية مسميات أخرى مثل الدورات التدريبية والندوات العلمية والحلقات الدراسية بدون أبحاث وتكون على نفقة المشارك شخصيا.

     المعاملة المالية:-

توزع حصة كل كلية من الدعم المادي  لتنفيذ جميع الأنشطة المتعلقة بالعلاقات الثقافية وكل كلية تضع نظام توزيع المبالغ بمجلس الكلية

     الاعتـــذار

ü     يلزم لقبول الاعتذار عن المؤتمر موافقة القسم ومجلس الكلية للعرض على مجلس الدراسات وإذا تقدم العضو بالاعتذار بعد انعقاد المؤتمر يسقط حقه في المطالبة بمساهمة الجامعة للاشتراك في المؤتمرات الخارجية في نفس العام المالي.

ü        بعد العودة يقدم عضو هيئة التدريس تقرير يوضح فيه :

ü        نبذة عامة عن العمل الذي أوفد من أجلة وموعد ومكان انعقاده .

ü       أهم النتائج التي توصل إليها والتوصيات التي طرحت في المؤتمر.

ü       يتم مناقشة التقرير في سيمنار بالقسم المختص أو الكلية المختصة وذلك خلال شهر من تاريخ انتهاء المؤتمر.

ü      يعرض التقرير على مجلس الكلية ومجلس الدراسات العليا والبحوث ولا ينظر في طلب سفر العضو مرة أخرى في أي مؤتمرات أو دورات أو ورش عمل أو مهام علمية أو غيرها إذا لم يتقدم العضو لتقرير وعمل سيمنار يعلن عنه بالقسم أو الكلية.